14 Nov. Das Prinzip der Pyramide – Wie Sie unter Zeitdruck präsentieren

„Fassen Sie sich bitte kurz! Ihre Vorredner haben die Zeit überzogen.“ Viele Präsentatoren bekommen in solchen Situationen weiche Knie und geraten unter Stress. Das „Prinzip der Pyramide“ von Barbara Minto von McKinsey wird Ihnen dabei helfen, zukünftig entspannt zu präsentieren und sich nicht hetzen zu lassen, denn das Wichtigste kommt zuerst.

Warum brauchen wir eine Pyramidenstruktur? – Die wichtigsten Pyramidenregeln

1. Unser Verstand wünscht sich Ordnung und Struktur, um komplexe Zusammenhänge zu erfassen und zu verstehen. Nur wenn Sie Ideen logisch gruppieren, können Sie diese in Präsentationen auch verständlich vermitteln.

2. Gruppierte Ideen bilden auf verschiedenen Abstraktionsebenen eine Pyramide.

3. Die wirksamste Methode dem Zuhörer Ideen zu vermitteln, ist von oben nach unten.

4. Die Argumente innerhalb der Pyramide folgen drei Regeln:

• Die Ideen auf jeder Ebene fassen die darunter gruppierten Argumente zusammen.
• Die Argumente innerhalb jeder Gruppierung sind der gleichen Art.
• Die Argumente innerhalb jeder Gruppierung stehen in logischer Reihenfolge.

5. Der Schlüssel zu einer klaren Präsentation liegt darin, Ihre Ideen in Pyramidenform zu bringen und sie hinsichtlich der Regeln zu überprüfen, bevor Sie anfangen die Präsentation zu erstellen.

Es gibt klare Pyramidenbeziehungen - Wie Sie Unterstrukturen innerhalb Ihrer Pyramide nutzen können

1. Die Pyramidenbausteine enthalten Ideen. Eine Idee ist eine Aussage, die im Kopf des Zuhörers eine Frage auslöst.

2. Vertikal erzeugen die Ideen einen Frage-Antwort-Dialog mit dem Zuhörer.

3. Horizontal beantworten die Ideen die Frage des Zuhörers entweder deduktiv oder induktiv, aber nicht beides gleichzeitig.

4. Die Einleitung erzählt eine Story, die den Zuhörer an die ursprüngliche Frage erinnert, auf die die Präsentation eine Antwort gibt.

5. Die Story besteht aus einer Situation, die dem Zuhörer vertraut ist und innerhalb derer sich ein Problem entwickelt.

6. Das Problem löst die Frage aus, auf die die Präsentation die Antwort gibt – das ist der Gipfel der Pyramide und gleichzeitig der Titel Ihrer Präsentation!

Die richtige Arbeitsrichtung wählen - Wie Sie eine Pyramidenstruktur aufbauen

1. Sie können die Pyramide von oben nach unten aufbauen:
(Beim Berater-Ansatz – wenn Sie eine Entscheidung herbeiführen wollen)

• Bestimmen Sie das Thema.
• Legen Sie die Frage (F) fest.
• Geben Sie die Antwort (A).
• Prüfen Sie, ob die Situation (S) und das Problem (P) zur Frage (F) führen.
• Überprüfen Sie die Antwort (A).
• Fahren Sie so weiter fort und ergänzen Sie die Schlüsselaussagen.

2. Sie können die Pyramide auch auf den Kopf stellen und von unten nach oben aufbauen:
(Beim wissenschaftlichen Ansatz – wenn Sie nur informieren wollen)

• Führen Sie alle Argumente auf, die Sie anbringen möchten.
• Erarbeiten Sie eine Beziehung dieser Argumente zueinander.
• Ziehen Sie Schlussfolgerungen.
• Arbeiten Sie rückwärts, um die die Einleitung zu erhalten.

Eine treffende Einleitung entwickeln – Wie Sie den Zuhörer von Anfang an in den Bann ziehen

1. Die Einleitung soll den Zuhörer eher an etwas erinnern und ihn emotional ansprechen, als ihn nur informieren.

2. Die Einleitung sollte immer eine Situation (S), ein Problem (P), eine Frage (F) und eine Antwort (A) enthalten. Nutzen Sie später zur Umsetzung Storytelling als Stilmittel.

3. Die Länge der Einleitung hängt von den Bedürfnissen der Zuhörer und den Anforderungen des Themas ab.

Logisch argumentieren – Was ist der Unterschied zwischen Deduktion und Induktion?

1. Die deduktive Argumentation präsentiert eine logische Folge von Ideen, in der der zweite Punkt sich vom ersten Punkt ableiten lässt, usw. und der zuletzt genannte Punkt eine Auswirkung der vorangegangenen Argumente beschreibt („deshalb, daher, daraus ergibt sich, ...“).

2. Die Zusammenfassung einer deduktiven Argumentation nimmt den letzten Punkt auf, stellt ihn nach oben und fügt ein „weil“ hinzu, um die ersten Punkte abzudecken.

3. Die induktive Argumentation fasst gleiche Schlussfolgerungen zusammen und zieht einen Rückschluss aufgrund der Ähnlichkeit zwischen ihnen.

4. Ziehen Sie auf der Ebene der Schlüsselaussagen die induktive Argumentation der deduktiven vor, da der Zuhörer die induktive Argumentation leichter aufnehmen kann.

Logisch ordnen – Wie Sie eine Ordnung in Ideen bringen

1. Die Auferlegung einer logischen Ordnung hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie neue Punkte nicht als losgelöste Ideen auflisten und keine für die Gruppierung wichtigen Ideen auslassen.

2. Die logische Ordnung einer beliebigen Gruppierung spiegelt die Quelle der Gruppierung wider:

• Die zeitliche Ordnung, wenn Sie die Ideen durch die Visualisierung eines Prozesses erhalten haben.
• Die strukturelle Ordnung, wenn Sie die Ideen durch Kommentierung einer Struktur erhalten haben.
• Die Ordnung nach Bedeutung, wenn Sie die Ideen durch Schaffung einer Klasse erhalten haben.

3. Wenn Sie keine dieser Ordnungen in einer Gruppierung feststellen können, wissen Sie, dass entweder die Ideen logisch nicht zueinander gehören oder dass Ihr Gedankengang unvollständig ist.

4. Um die Ordnung einer allgemeinen Ideenaufstellung zu testen, gehen Sie wie folgt vor:

• Übersetzen Sie jeden Punkt in eine kurze Aussage über seinen Kern.
• Gruppieren Sie diejenigen Punkte zusammen, die übereinstimmen.
• Legen Sie die richtige Ordnung fest.

5. Wenn es sich bei den Ideen um Aktionsideen handelt:

• Nennen Sie jede Maßnahme so spezifisch, dass sie einen konkreten Aktionsschritt darstellt.
• Gruppieren Sie Ideen zusammen, die zusammen zur gleichen Wirkung führen.
• Legen Sie den Prozess oder die Struktur fest, auf der die Gruppierung und folglich die Ordnung basiert, die zur endgültigen Aktion führt.
• Prüfen Sie, ob Sie keine Schritte ausgelassen haben.

Ideengruppen zusammenfassen – Wie Sie erkennen was zusammengehört

1. Vermeiden Sie intellektuell inhaltslose Aussagen.

2. Sie dürfen eine Ideengruppe nur zusammenfassen, wenn die Ideengruppen GAZG sind (sich gegenseitig ausschließend, zusammen ein Ganzes bildend).

3. Aktionen unterliegen immer einer zeitlichen Ordnung und werden stets durch Nennung ihrer direkten Wirkung zusammengefasst.

4. Situationsideen gehören aufgrund ihrer Ähnlichkeit zusammen, da sie alle

• das gleiche Thema besprechen,
• auf dem gleichen Thema beruhen,
• die gleiche Aktivität erfordern,
• die gleiche Erkenntnis beinhalten.

5. Um eine Liste von Aktionsideen zu sortieren:

• Beschränken Sie jede Idee auf ihren nackten Kern.
• Unterscheiden Sie zwischen den Abstraktionsebenen (muss eine Maßnahme erst vor einer anderen ausgeführt werden oder als Bedingung für eine andere?)
• Formulieren Sie die Aktionen als finale Maßnahme.
• Entnehmen Sie die Wirkung direkt den Maßnahmen.

6. Um eine Liste von Situationsideen zu sortieren:

• Ermitteln Sie die strukturellen Ähnlichkeiten in den Sätzen.
• Nennen Sie die enge Kategorie, in die diese, und nur diese, Ideen fallen.
• Nennen Sie den durch die Ähnlichkeit implizierten Rückschluss.

Die Definition des Problems - Wie Sie Probleme professionell darstellen

1. Stellen Sie die Teile des Problems visuell dar (Mindmap).

• Visualisieren Sie den Bereich, in dem das Problem auftritt – der Ausgangspunkt.
• Geben Sie an, was passiert und die Stabilität gefährdet – die Störfaktoren.
• Beschreiben Sie das unerwünschte Ergebnis – die Ist-Situation.
• Spezifizieren Sie das gewünschte Ergebnis – die Soll-Situation.
• Stellen Sie fest, ob eine Maßnahme zur Lösung des Problems eingeleitet werden kann.

2. Wandeln Sie für die Einleitung die Problemdefinition in eine Frage um.

• Identifizieren Sie die Frage, die durch die Analyse zu beantworten ist.
• Gehen Sie dazu von oben nach unten und von links nach rechts.
• Das letzte was der Zuhörer erfährt, ist immer das Problem.

Die Analyse des Problems strukturieren – Wie Sie Ursachen auf logische Gültigkeit überprüfen

1. Definieren Sie das Problem.

2. Verwenden Sie einen Diagnoserahmen, um die Struktur des Problembereichs aufzuzeigen.

• Zeigen Sie, wie die Einheiten als System miteinander funktionieren.
• Verfolgen Sie Ursache- und Wirkungs-Aktivitäten.
• Klassifizieren Sie mögliche Problemfälle.

3. Sammeln Sie Daten, um zu belegen oder zu widerlegen, welche Elemente in der Struktur das Problem verursachen.

4. Verwenden Sie Logikbäume, um

• Lösungsempfehlungen zu erzeugen und zu testen,
• die Zusammenhänge in Ideenlisten aufzudecken.

Die Pyramide in PowerPoint darstellen

1. Heben Sie die Struktur mit Überschriften, Einrückungen und Nummerierungen hervor.

2. Zeigen Sie die Übergänge zwischen den Hauptideengruppen innerhalb der Pyramide.

3. Gestalten Sie die Folien so kurz und direkt wie möglich.

4. Gestalten Sie die Grafiken mit einer einfachen Darstellung der Botschaft – weniger ist mehr. Führen Sie die Botschaft in der Titelzeile auf.

5. Verwenden Sie eine Agenda zur Darstellung der Struktur Ihrer Präsentation. Arbeiten Sie mit Zwischenfolien, um dem Zuhörer zu zeigen, wo Sie gerade stehen.

6. Üben, üben, üben.

Buch v. Barbara Minto: Das Prinzip der Pyramide 
 
Autor: Jutta Portner

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